Zamknięcie miesiąca w firmie Dariusza Kruczka zajmowało zawsze trzy dni robocze. Nie dlatego, że było dużo transakcji, lecz dlatego, że faktury trafiały do księgowości z opóźnieniem, w różnych formatach i bez spójnego opisu kategorii kosztowej.
Diagnoza przed zmianą
Przez jeden miesiąc Dariusz poprosił zespół o zapisywanie, kiedy każdy dokument finansowy opuszcza ich biurko i kiedy trafia do osoby następnej w procesie. Okazało się, że średni czas oczekiwania faktury na przekazanie wynosił dwa dni robocze. Dokument leżał, bo nikt nie wiedział dokładnie, kiedy i w jakiej formie go przekazać.
Zmiany wprowadzone w ciągu dwóch tygodni
- Jeden wspólny folder na Dysku Google z podkatalogami według miesiąca i kategorii
- Prosta instrukcja opisująca, jak nazwać plik i jakie informacje wpisać w opisie
- Ustalony termin: wszystkie dokumenty za dany miesiąc trafiają do folderu do piątego dnia następnego miesiąca
Żadne nowe oprogramowanie nie zostało zakupione. Zmiana dotyczyła wyłącznie procesu i komunikacji.
Wynik po trzech miesiącach stosowania
Zamknięcie miesiąca skróciło się do jednego dnia roboczego. Księgowa firmy wskazała, że największa różnica to brak konieczności szukania brakujących dokumentów i dopytywania o szczegóły transakcji. Dariusz przyznaje, że spodziewał się efektów, ale nie aż tak szybko. Proces nadal nie jest idealny, jednak jest powtarzalny, co samo w sobie stanowi istotną zmianę.